Documentos fiscais são o coração operacional de qualquer transportadora. Notas fiscais eletrônicas (NF-e), Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CT-e), MDF-e, canhotos de entrega e recibos precisam estar acessíveis, organizados e, acima de tudo, seguros.
No entanto, muitas empresas do setor logístico ainda enfrentam dificuldades com papéis acumulados, arquivos dispersos e riscos de perda de informação. A digitalização com uso de servidor de arquivos em nuvem resolve esses problemas e coloca sua empresa em conformidade com as exigências legais.
Por que digitalizar documentos fiscais?
A legislação brasileira exige que documentos fiscais como CT-e e NF-e sejam armazenados por pelo menos 5 anos. Além disso, em caso de fiscalização, é preciso apresentar os arquivos rapidamente e com integridade. Digitalizar esses documentos permite:
- Evitar perdas e extravios;
- Reduzir o uso de papel e espaço físico;
- Facilitar o acesso remoto pelas equipes administrativas e fiscais;
- Agilizar auditorias e consultas internas;
- Proteger informações com backups automáticos.
Esse tipo de estrutura oferece vantagens operacionais e também reduz riscos de incidentes, como exclusão acidental de arquivos importantes.
O que digitalizar primeiro na sua transportadora?
Priorize os documentos com maior risco legal e impacto operacional:
- Notas Fiscais (NF-e);
- Conhecimentos de Transporte (CT-e);
- Manifestos (MDF-e);
- Canhotos de entrega e comprovantes de recebimento;
- Contratos e documentos de frete.
Digitalizar documentos que já foram arquivados em papel também pode prevenir multas e facilitar revisões de contratos e análises históricas.
Como organizar os arquivos digitais?
Organizar os documentos digitais vai muito além de apenas “salvar no computador”. A estrutura ideal inclui:
- Pastas nomeadas por tipo de documento (NF-e, CT-e, etc.);
- Subpastas por mês e ano;
- Padrão de nomenclatura dos arquivos, como
CTE_2025_04_123456.xml; - Acesso restrito por função ou setor (financeiro, RH, jurídico);
- Backups automáticos em nuvem para garantir integridade dos dados.
Por que usar um servidor de arquivos na nuvem?
Ao centralizar os documentos fiscais em um File Server em nuvem, sua transportadora:
- Evita retrabalho e duplicidade de arquivos;
- Oferece acesso remoto seguro para unidades e filiais;
- Controla quem pode visualizar, editar ou excluir cada pasta;
- Ganha produtividade e reduz o tempo de resposta em auditorias;
- Atende aos requisitos da LGPD e da Receita Federal.
Além disso, essa estratégia contribui para reduzir custos operacionais e aumentar a segurança da informação — um equilíbrio essencial para empresas do setor logístico.
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Digitalizar e organizar os documentos fiscais da sua transportadora não é apenas uma ação preventiva: é um passo importante para modernizar a operação, reduzir custos e aumentar a segurança jurídica da empresa.
Além disso, a adoção de soluções em nuvem é um movimento estratégico para atender às exigências da conformidade com a LGPD.
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