Em um setor tão regulado quanto o de transporte rodoviário, a má gestão de documentos pode custar caro. Desde extravios até multas por não apresentar comprovantes fiscais em fiscalizações, muitas transportadoras ainda enfrentam desafios na organização digital da documentação de suas frotas. Este artigo mostra como resolver esse problema de forma simples e segura, trazemos a você como o setor de transporte de cargas ganha eficiência com a nuvem como solução de servidor de arquivos (na nuvem)
Quais documentos precisam ser armazenados?
Transportadoras devem manter organizados documentos como:
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
- MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
- Boletos de pedágio e comprovantes de pagamento
- Comprovantes de entrega assinados (POD)
Esses documentos devem ser armazenados por até 5 anos, conforme legislação fiscal vigente, podendo ser exigidos a qualquer momento por órgãos reguladores.
Desafios comuns na gestão documental
Muitas empresas de logistica ainda lidam com os seguintes problemas:
- Armazenamento em pastas locais ou e-mails de difícil acesso
- Falta de controle sobre quem acessa ou modifica arquivos
- Extravio de documentos importantes
- Ausência de backups confiáveis
- Uso de WhatsApp ou redes sociais para compartilhar documentos
Como um File Server em nuvem resolve isso?
O Servidor de Arquivos na Nuvem da SEPTE oferece uma solução robusta e acessível para resolver esses problemas com:
- Organização por pastas personalizadas por veículo, motorista ou viagem
- Acesso web com login e permissão controlada
- Backup automático e criptografia de dados
- Auditoria com rastreio de exclusões, downloads e edições
- Controle de tempo de retenção para cada tipo de documento
Benefícios da compliance fiscal nas transportadoras diretos para sua operação logística
- Redução imediata de risco de multas e autuações
- Economia de tempo em buscas por documentos
- Segurança jurídica e transparência em auditorias
- Mais tempo para focar na operação e no crescimento
Servidor de Arquivos na Nuvem para Transportadoras
Estar em conformidade fiscal não precisa ser um desafio. Com um sistema seguro de armazenamento em nuvem, sua empresa ganha tempo, evita prejuízos e garante a tranquilidade que a operação logística exige.
Quer saber como funciona o File Server da SEPTE na prática? Fale com a gente agora mesmo e veja como é fácil organizar toda a sua documentação fiscal.
Sistema de Envio de Documentos Online: Reduza o Uso de E-mails e Aumente a Segurança
