Tipos de sistemas GED: do open source ao gerenciado e qual encaixa na sua operação

A escolha do sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ideal é um passo decisivo para a eficiência e segurança de qualquer empresa. Com a variedade de opções disponíveis, desde soluções open source até plataformas gerenciadas, entender as particularidades de cada uma é fundamental para tomar a melhor decisão. Um sistema GED eficaz não apenas organiza seus arquivos, mas também otimiza processos, reduz custos e garante a conformidade com regulamentações importantes, sendo um pilar para a governança corporativa.

Neste artigo, exploraremos os diferentes tipos de soluções GED, comparando suas vantagens e desvantagens para PMEs brasileiras. Você aprenderá a identificar as funcionalidades essenciais e como a infraestrutura da SEPTE pode ser a base para um sistema robusto, seguro e de alta performance, assegurando que sua operação documental esteja sempre protegida e acessível, independentemente do volume de informações.

O que são sistemas GED e por que sua empresa precisa de um?

A gestão documental é um desafio constante para empresas de todos os portes. Com o volume crescente de informações digitais e físicas, organizar, localizar e proteger documentos se torna uma tarefa complexa. É nesse cenário que os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) se destacam como uma solução fundamental.

Um sistema GED é uma plataforma que permite capturar, armazenar, indexar, gerenciar e recuperar documentos de forma eletrônica. Ele transforma a maneira como as empresas lidam com seus arquivos, migrando de pilhas de papel ou pastas digitais desorganizadas para um ambiente centralizado e controlado. Essa transição não apenas otimiza processos, mas também fortalece a segurança da informação e a conformidade regulatória.

Sua empresa precisa de um sistema GED para:

• Otimizar a busca e recuperação: Encontre qualquer documento em segundos, eliminando o tempo gasto em buscas manuais ou em pastas de rede desorganizadas.
• Reduzir custos operacionais: Diminua gastos com impressão, armazenamento físico e mão de obra dedicada à organização.
• Aumentar a segurança dos dados: Implemente controle de acesso, trilhas de auditoria e versionamento de documentos para proteger informações sensíveis.
• Melhorar a conformidade: Facilite a aderência a regulamentações como a LGPD, garantindo a rastreabilidade e o ciclo de vida dos documentos.
• Colaboração eficiente: Compartilhe documentos de forma segura e controle as edições, garantindo que todos trabalhem com a versão mais recente.

“Empresas que implementam um sistema GED podem reduzir em até 40% o tempo gasto na busca por documentos, impactando diretamente a produtividade.” — AIIM, 2022

Ferramentas como o Microsoft SharePoint ou o Google Drive oferecem funcionalidades básicas de gestão de documentos, mas uma solução GED robusta, como a que pode ser construída com o File Server em Nuvem da SEPTE, vai além, oferecendo recursos avançados de controle de permissões, versionamento e auditoria que são cruciais para a governança corporativa e a segurança da informação.

Sistemas GED Open Source vs. Soluções Gerenciadas: Qual a melhor escolha para PMEs?

A escolha entre um sistema GED open source e uma solução gerenciada é crucial para PMEs. Enquanto o open source oferece flexibilidade e custos iniciais potencialmente baixos, as soluções gerenciadas garantem segurança, suporte e performance otimizada, características essenciais para a proteção de dados corporativos.

Soluções GED open source (ex: OpenKM, Alfresco Community Edition) permitem personalização e evitam custos de licenças. Contudo, exigem uma equipe de TI dedicada para implementação, manutenção e segurança, o que pode gerar custos ocultos significativos. A infraestrutura, o backup e as atualizações são de total responsabilidade da PME, demandando expertise interna.

Soluções gerenciadas, como o File Server em Nuvem da SEPTE, oferecem um ambiente completo e otimizado. A SEPTE cuida da infraestrutura, segurança (com criptografia AES-256), alta disponibilidade e suporte técnico especializado. Isso libera a PME para focar em suas estratégias de negócio, sem preocupações com a gestão de servidores ou a proteção de dados.

Compare as principais características:

CaracterísticaGED Open Source (Ex: OpenKM)Solução Gerenciada (Ex: File Server SEPTE)Servidor Local TradicionalCusto InicialBaixo (hardware/implementação)Mensalidade previsível em RealAlto (hardware, software, licenças)Manutenção e SuporteInterna, equipe exigidaInclusa na mensalidade, suporte nacional SEPTEInterna ou terceirizada, custos adicionaisSegurança e BackupPME, exige expertiseGerenciada pela SEPTE (criptografia, redundância)Responsabilidade da PME, vulnerável a falhasFlexibilidadeAlta (código aberto)Configurável, adaptávelLimitada pelo hardware e software adquiridoPerformanceDepende da infraestruturaOtimizada pela SEPTE (Storages AA+)Depende da infraestrutura e manutençãoSoberania de DadosLocalização do servidorS7.DC Data Center Brasil (100% nacional)Localização física do servidor

Vantagens das soluções gerenciadas para PMEs:

• Redução de Custos: Elimina gastos com hardware, licenças e equipe de TI dedicada.
• Segurança Avançada: Proteção contra ransomware, falhas e acessos indevidos.
• Alta Disponibilidade: Acesso contínuo aos documentos, crucial para a continuidade dos negócios.
• Conformidade e Rastreabilidade: Apoia a LGPD e a ISO/IEC 27001, com auditoria completa.

A SEPTE oferece o File Server em Nuvem, centralizando arquivos com governança. Garante à PME um gerenciamento de documentos eficiente, seguro e com suporte humanizado no Brasil.

Funcionalidades essenciais em sistemas GED para otimizar a gestão documental

A otimização da gestão documental em empresas depende diretamente das funcionalidades que uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) oferece. Para além da simples digitalização, um GED robusto deve proporcionar ferramentas que garantam segurança, acessibilidade e eficiência operacional. Sem essas funcionalidades, a empresa corre o risco de ter um sistema subutilizado ou, pior, que não atende às suas necessidades críticas, comprometendo a produtividade e a conformidade.

“A implementação de um sistema GED pode reduzir os custos de armazenamento de documentos em até 40% e o tempo de busca em 90%.” — AIIM, 2023

Entre as funcionalidades mais importantes, destacam-se:

• Controle de Versões: Essencial para garantir que todos os colaboradores trabalhem sempre com a versão mais atualizada de um documento, evitando retrabalho e inconsistências. Isso é vital em projetos complexos ou documentos legais.
• Busca Avançada: Capacidade de localizar documentos rapidamente por meio de metadados, conteúdo, tags ou palavras-chave específicas. Isso economiza tempo e aumenta a produtividade, especialmente em grandes volumes de arquivos.
• Controle de Acesso e Permissões: Define quem pode visualizar, editar ou excluir documentos, garantindo a segurança da informação e a conformidade com políticas internas e regulamentações como a LGPD. A SEPTE, por exemplo, oferece um File Server em Nuvem que permite controle de acesso granular por pasta.
• Workflow Automatizado: Gerencia o ciclo de vida dos documentos, desde a criação até o arquivamento ou descarte, com aprovações e revisões automatizadas. Isso agiliza processos e reduz erros manuais.
• Auditoria e Rastreabilidade: Registra todas as ações realizadas nos documentos (quem acessou, quando, o que foi alterado), fornecendo um histórico completo para fins de conformidade e segurança.
• Integração com Outros Sistemas: A capacidade de se conectar com ERPs, CRMs ou softwares específicos do setor, como sistemas de gestão de projetos ou prontuários eletrônicos, potencializa o valor do GED, criando um ecossistema de informações coeso.

Um sistema completo, como o Servidor de Arquivos em Nuvem da SEPTE, vai além do armazenamento, oferecendo recursos que transformam a gestão de documentos em um processo estratégico e seguro para a sua empresa.

Como a SEPTE apoia a implementação de sistemas GED com segurança e performance

A implementação de uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) exige uma infraestrutura robusta, segura e de alta performance. A SEPTE, com sua expertise em armazenamento de dados e serviços em nuvem corporativa, oferece as bases ideais para que as empresas possam adotar ou otimizar seus sistemas, garantindo que a digitalização e o acesso a documentos sejam eficientes e protegidos.

As soluções da SEPTE são projetadas para atender às demandas de segurança e disponibilidade que o GED requer. O S7.DC Data Center do Brasil, infraestrutura 100% nacional, assegura que todos os dados permaneçam em território brasileiro, facilitando a aderência à LGPD e às práticas alinhadas à ISO/IEC 27001 para segurança da informação e ISO 22301 para continuidade de negócios. Isso é crucial para empresas que lidam com grandes volumes de documentos sensíveis, como contratos, prontuários ou projetos, exigindo um alto nível de proteção.

“A adoção de sistemas GED pode reduzir os custos de armazenamento de documentos em até 40% e melhorar a eficiência operacional em 30%.” — AIIM, 2022

Para um sistema GED funcionar plenamente, é essencial ter um armazenamento que combine performance e segurança. A SEPTE oferece:

• File Server em Nuvem: Ideal para centralizar todos os documentos do GED, permitindo acesso seguro e controlado. As permissões de acesso podem ser configuradas por pasta ou usuário, garantindo que apenas pessoas autorizadas manipulem os arquivos.
• Backup em Nuvem: Uma camada indispensável para qualquer sistema GED. O Backup em Nuvem da SEPTE protege os documentos contra ransomware, exclusão acidental e falhas de hardware, com recuperação rápida e eficiente.
• SFTP Empresarial: Para o compartilhamento seguro de documentos do GED com parceiros externos, clientes ou fornecedores, o SFTP Empresarial da SEPTE oferece criptografia em trânsito e controle de acesso rigoroso, evitando a troca de arquivos por meios inseguros.

Com a SEPTE, as empresas ganham uma infraestrutura que não só suporta as operações de um sistema GED, mas também eleva os padrões de segurança, compliance e disponibilidade, com suporte técnico humanizado e cobrança em reais.

Conclusão

A jornada para uma gestão documental eficiente e segura passa, inevitavelmente, pela escolha e implementação de um sistema GED adequado. Como vimos, a decisão entre uma solução open source e uma gerenciada depende diretamente das necessidades, recursos e capacidade de investimento da sua PME. Enquanto o open source oferece flexibilidade e personalização, as soluções gerenciadas, como as oferecidas pela SEPTE, se destacam pela segurança, performance, suporte especializado e a tranquilidade de ter uma infraestrutura robusta, 100% nacional.

A SEPTE, com seu S7.DC Data Center do Brasil, oferece a fundação ideal para qualquer tipo de sistema GED, seja ele construído sobre o File Server em Nuvem, complementado por soluções de Backup em Nuvem e SFTP Empresarial. Nossas soluções garantem não apenas a alta disponibilidade e a segurança dos seus documentos corporativos, mas também a aderência à LGPD e às melhores práticas alinhadas às normas ISO 22301 e ISO/IEC 27001. Com cobrança em reais e suporte humanizado, a SEPTE se posiciona como o parceiro estratégico para empresas que buscam otimizar seus processos de gerenciamento eletrônico de documentos, garantindo que seus dados estejam sempre protegidos e acessíveis. Não deixe a segurança dos seus documentos ao acaso. Implementar um sistema GED robusto é um investimento na continuidade e no sucesso do seu negócio.