(11) 4040-6605
Whatsapp
Área Cliente
Septe Inteligência
  • Nuvem
    • File Server
    • Servidor de Arquivo
    • Backup
    • E-mail
  • File Server
  • Servidor de E-mail
  • Backup Cloud
  • NPS
  • Blog
  • Contato
Septe Inteligência
Whatsapp
(11) 4040-6605
Septe
Vamos conversar?

Guia definitivo para organizar arquivos no Escritório Contábil

Criação de pastas, controle de quem vai acessar, segurança para que os dados não vazem (LGPD está ai pegando...). Os escritórios contábeis foram os primeiros a sofrerem com as exigências (e estão sofrendo ainda) da LGPD, afinal, é nos escritórios que CPF, RG, endereço e tudo mais dos funcionários acabam sendo armazenado.

por Alexandre
29/07/2024
Tempo de Leitura: 5 minutos para ler
A A
Manter a organização dos arquivos e pastas do escritório contábil é essencial.

Manter a organização dos arquivos e pastas do escritório contábil é essencial.

Envie por WhatsFacebook TwitterPublique no LInkedin

Este guia oferece um passo a passo detalhado para organizar arquivos no seu escritório contábil, ilustrado com exemplos claros e uma planilha para auxiliar na criação de pastas e suas hierarquias. Sabemos que manter um escritório contábil organizado é essencial para garantir eficiência e precisão no trabalho. A organização adequada dos arquivos não só facilita o acesso a documentos importantes como também contribui para a segurança e conformidade com as normas contábeis.

Classificação dos Documentos no Escritório Contábil

Primeiro, é essencial identificar e classificar os tipos de documentos que você tem no escritório. Os documentos contábeis podem ser classificados em várias categorias, como:

Tecnologia& Segurança

O Guia Definitivo de Backup para Empresas: Proteja Seus Dados e Garanta a Continuidade do Seu Negócio

Backup de imagem de sistema operacional, porque você precisa disso?

  • Documentos Fiscais: Notas fiscais, recibos, guias de impostos.
  • Documentos Financeiros: Extratos bancários, relatórios de despesas, balanços.
  • Documentos Legais: Contratos, estatutos, regulamentações.
  • Documentos de Clientes: Informações e relatórios específicos de cada cliente.
  • Documentos Internos: Registros de funcionários, documentos de RH, políticas internas.

Criação de Pastas e Subpastas: Ideal para Escritórios de Contabilidade

Depois de classificar os documentos, o próximo passo é criar uma estrutura de pastas e subpastas. Uma boa prática é criar uma hierarquia que reflita a natureza dos documentos e a frequência de acesso a eles.

Exemplo de Hierarquia de Pastas:

/Documentos

  • /Fiscais
    • /Notas_Fiscais
    • /Recibos
    • /Guias_Impostos
  • /Financeiros
    • /Extratos_Bancários
    • /Relatórios_Despesas
    • /Balanços
  • /Legais
    • /Contratos
    • /Estatutos
  • /Clientes
    • /Cliente_1
      • /Relatórios
      • /Faturas
    • /Cliente_2
      • /Relatórios
      • /Faturas
  • /Internos
    • /RH
      • /Registros_Funcionários
      • /Folhas_Pagamento
    • /Políticas

Digitalização e Backup

Digitalizar documentos físicos é uma excelente maneira de economizar espaço e facilitar o acesso. Utilize scanners de alta qualidade para garantir que todos os detalhes dos documentos sejam capturados. Além disso, implemente uma rotina de backup em nuvem, online e automatizado para garantir a segurança dos arquivos digitais.

Servidor de Arquivos em Nuvem para Contabilidade: Livre-se dos riscos locais e utilize ambiente em nuvem para seus arquivos e pastas, além da auditoria que é eficiente, seu escritório vai ganhar em performance e gestão mais eficiente, além é claro, de ficar adequado a LGPD. Saiba mais, clique e conheça

Nomeação de Arquivos

A nomeação dos arquivos deve ser clara e consistente. Use uma convenção de nomenclatura que inclua detalhes como data, tipo de documento e descrição. Por exemplo:

  • 2024-07-29_Nota_Fiscal_Cliente1.pdf
  • 2024-07-29_Extrato_Bancário_Conta123.pdf

Plano de Arquivamento Físico

Para documentos físicos que precisam ser mantidos, crie um sistema de arquivamento com etiquetas e divisórias. Utilize armários ou estantes bem organizadas e mantenha um índice ou catálogo para facilitar a localização dos documentos. Uma opção é contratar um File Server Cloud, ou o popular servidor de arquivos em nuvem e manter tudo oganizado e sincronizado, inclusive mantendo dados localmente ou na nuvem e local (de forma híbida).

Treinamento e Manutenção

Treine todos os funcionários do escritório contábil sobre o sistema de organização de arquivos. Certifique-se de que todos saibam como arquivar e localizar documentos corretamente. Além disso, realize revisões periódicas para garantir que o sistema permaneça eficiente e atualizado. Nomeie um responsável para validar a padronização, utilize um file server e defina permissões de acesso, sem a necessidade do usuário utilizador mudar a pasta de lugar ou renomear, isso vai te ajudar na organização e no retrabalho.

Segurança com os Dados no Escritório Contábil

13 dicas que você tem que adotar já para proteger seu escritório contábil contra roubo de dados ou invasões, acesse e comece a aplicar já.

Organizar Arquivos no escritorio de contabilidade

Veja uma visão simplificada de uma organização de pastas, ideal para você iniciar neste seu projeto de organização, ah, aproveite e conheça as soluções que podem gerar mais performance, segurança e proteção aos dados do seu escritório: File Server Cloud, que nada mais é que um servidor de arquivos na nuvem, e-mail dedicado ou e-mail contabilidade certa e backup online. Fale com um especialista e inicie uma jornada conosco agora. WhatsApp ou Ligue 011 4040-6605

Planilha para Criação de Pastas e Hierarquias para Escritórios Contábil

Para auxiliar na criação de pastas e suas hierarquias, aqui está uma planilha que pode ser usada como modelo:

Categoria Subcategoria 1 Subcategoria 2 Nome do Arquivo Exemplo
Fiscais Notas_Fiscais 2024-07-29_Nota_Fiscal_Cliente1.pdf
Fiscais Recibos 2024-07-29_Recibo_Serviço123.pdf
Financeiros Extratos_Bancários Conta123 2024-07-29_Extrato_Bancário.pdf
Financeiros Relatórios_Despesas 2024-07_Relatório_Despesas.pdf
Legais Contratos 2024-07-29_Contrato_Cliente1.pdf
Clientes Cliente_1 Relatórios 2024-07-29_Relatório_Cliente1.pdf
Internos RH Registros_Funcionários 2024-07-29_Registro_Funcionário.pdf

Este guia e a planilha fornecem um ponto de partida sólido para a organização dos arquivos no seu escritório contábil. Adapte conforme necessário para atender às necessidades específicas do seu escritório e garanta que todos os funcionários estejam alinhados com o sistema implementado.

Planilha Modelo de Estrutura de Pastas para Organização de Arquivos: Escritório Contábil

Baixe o modelo da Planilha e utilize como referência, clique aqui

Relacionado/ Conteúdos

Backup online: Solução de backup em nuvem para empresas, com monitoramento e recursos que oferecem segurança
Blog

Backup online: Uma solução segura e acessível para sua empresa

17/nov/23 - Atualizada em 21/jun/25
Tipos de backup ideal para sua empresa
Blog

Guia Completo: Os Tipos de Backup Essenciais para a Segurança da Sua Empresa

29/jan/22 - Atualizada em 21/jun/25
Ferramenta de Gestão de Arquivos em Nuvem: Melhores Práticas
Blog

Backup de dados importantes com baixo custo, segurança e rapidez

01/mar/21 - Atualizada em 21/jun/25
Conheça a solução de Backup que mantém seu sistema operacional 100% disponível para reinstalação
Blog

Backup de PC completo. Todo windows, pasta e programas na nuvem

28/fev/21 - Atualizada em 21/jun/25
Transformação Digital
Blog

Backup Incremental: Proteja a Reputação da Sua Empresa com Recuperação Rápida de Dados

01/mar/21 - Atualizada em 20/jun/25
Como armazenar e sincronizar arquivos na nuvem com segurança
Blog

Como armazenar e sincronizar arquivos na nuvem com segurança

01/abr/25 - Atualizada em 08/jun/25
Baixe a planilha de Matriz 9-Box completa: dividida em nove quadrantes, formados pela intersecção de três níveis de desempenho (baixo, médio, alto)
Blog

Planilha Matriz 9-box: a ferramenta pronta e como preencher

29/jan/24 - Atualizada em 08/jun/25
Um servidor de arquivos na nuvem para empresas é uma solução tecnológica que permite armazenar, organizar e acessar arquivos corporativos de forma remota, segura e eficiente
Blog

File Server: Servidor de arquivo na nuvem para empresa

02/abr/25 - Atualizada em 08/jun/25
Leia mais

Soluções para sua Empresa

  • Servidor de Arquivos em Nuvem
  • Backup em Nuvem
  • Servidor de E-mail Dedicado
  • Nuvem
    • File Server
    • Servidor de Arquivo
    • Backup
    • E-mail
  • File Server
  • Servidor de E-mail
  • Backup Cloud
  • NPS
  • Blog
  • Contato

11 4040-6605

Av Paulista, 171, 4º Andar, São Paulo - SP
CEP: 01310-000

Siga nossas redes sociais

Parceiros

Privacidade | Termos de Uso | LGPD

Copyright © 2025 Septe | Data Center do Brasil.

Welcome Back!

Login to your account below

Forgotten Password?

Retrieve your password

Please enter your username or email address to reset your password.

Log In
×
1
2
3

Antes de contratar, veja o File Server Cloud em ação
Selecione o melhor horário para apresentação de 15 minutos ao vivo.

Insira seu nome completo
Insira seu número de telefone
Preencha com um e-mail válido
Selecione uma data e horário
Você deve aceitar os termos

Adicionar nova lista de reprodução

1
2
3

Antes do download, preencha os campos
Você receberá o link para download no seu e-mail.

Preencha este campo
Preencha com um e-mail válido
Você deve aceitar os termos
  • Nuvem
    • File Server
    • Servidor de Arquivo
    • Backup
    • E-mail
  • File Server
  • Servidor de E-mail
  • Backup Cloud
  • NPS
  • Blog
  • Contato

© 2013 - 2025 Septe Inteligência