Muitas empresas ainda usam e-mails e até mesmo o WhatsApp para enviar documentos e, embora isso pareça simples, é uma prática cheia de riscos. Arquivos podem ser enviados para o destinatário errado, versões diferentes podem gerar confusão e a falta de criptografia pode expor dados sensíveis; O Sistema de Envio de Documentos Online é a melhor alternativa, pois oferece recursos precisos e utilização de forma simples, sem complexos processos de usabilidade.
Entenda como funciona um Sistema de Envio de Documentos Online
A solução para esse problema está em um sistema de envio de documentos online, onde os arquivos ficam centralizados em um ambiente seguro, acessível apenas para usuários autorizados. Além de evitar erros, isso também reduz significativamente o tempo gasto com trocas de e-mails e confirmações de recebimento.
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Os riscos do envio tradicional de documentos
O envio de documentos para empresas via WhatsApp já ficou padrão, e é sabido que estes documentos com frequência vazam na internet. Além que o WhatsApp, mesmo o WhatsApp Business não tem essa finalidade e os documentos são excluídos com facilidade.
- Extravio e perda de arquivos ?️ – Difícil rastrear anexos de e-mail.
- Erros na atualização ? – Dificuldade em manter documentos sincronizados.
- Falta de controle de acesso ? – Qualquer pessoa com o link pode acessar.
- Falta precisão no registro e organização para outros usuários sem acesso ao WhatsApp ou aquele email que recepciona os documentos.
Vantagens do sistema de envio de documentos online
✅ Centralização de arquivos – Tudo fica organizado em um único local.
✅ Acesso seguro e restrito – Somente usuários autorizados podem visualizar e editar.
✅ Controle de versões – Histórico de alterações garante maior precisão.
? Evite e-mails e mensagens no WhatsApp desnecessários e ganhe mais controle
O Servidor de Arquivos para Empresas da Septe oferece um sistema de envio seguro, eliminando o risco de versões desatualizadas e arquivos perdidos. Com integração e controle de acessos personalizados, sua equipe pode compartilhar documentos com segurança e rapidez.
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Com um sistema especializado, a empresa ganha produtividade e segurança, além de melhorar a experiência dos clientes ao oferecer um canal eficiente para o envio de documentos.
Substituir o e-mail por um sistema de envio de documentos online traz mais segurança, eficiência e organização para sua empresa.
